Een doorlooptijd van een paar maanden: dat klinkt heel ruim voor het realiseren van een website. Ik heb het dan over een website met een aanzienlijke hoeveelheid content. Wat komt er bij kijken en hoe pak ik het aan? Op die vragen geef ik antwoord.
Welke werkzaamheden komen er bij kijken?
Een doorlooptijd van een paar maanden gaan zo voorbij, er is een hoop werk te verzetten. Om maar wat te noemen (wie wat doet heb ik hier even buiten beschouwing gelaten):
- Conceptbepaling en uitwerking;
- Maken van een Functioneel- en Interactief Ontwerp in een klikmodel;
- Contentcreatie plan creëren;
- Optioneel: externe teamleden / partijen zoeken en een briefing geven;
- Stijlbepaling;
- Uitwerken design;
- Technische realisatie (uiteraard responsive) inclusief inrichten cms;
- Contentcreatie;
- Content invoeren;
- Overleg momenten en goedkeuring krijgen binnen de organisatie.
.
Testen staat er bewust niet tussen als apart traject. Dit is een continue proces dat altijd plaats vindt. En ook het projectmanagement is een proces dat tijdens het gehele traject doorloopt.
Mijn werkzaamheden, en die van eventuele externe partijen, kunnen strak in de planning gezet worden. Wij zijn dedicated aan het werk en zorgen dat alles volgens plan en schema verloopt, daar zorg ik voor. Maar jij als mijn opdrachtgever moet dit werk vaak naast andere werkzaamheden uitvoeren.
Dat is op zich niet erg.
Vooraf maak ik een inventarisatie van de mogelijke knelpunten en hier ik hou ik zo goed als het kan rekening mee. Ik hou de helicopterview en geef zoveel mogelijk ondersteuning waar mogelijk. Veel met elkaar in gesprek blijven is daarbij de kern. Begrijpen waarom sommige zaken anders lopen en samen zoeken naar de beste oplossingen.
Ondanks alle digitale communicatiemiddelen is het ook goed om minimaal 1 keer per maand fysiek bij elkaar te zitten. Zeker als je werkt met verschillende partijen.
De binding met het project, maar ook met elkaar!, wordt sterker.
Voor de digitale communicatie heb ik goede ervaringen met Basecamp.
Een online omgeving waar je kunt communiceren met het gehele of een deel van het team. Denk aan het plaatsen van opmerkingen, aanpassingen, vragen, to-do’s, bugs, features requests…. Zo blijft iedereen altijd op de hoogte.
Doorlooptijd zo maximaal mogelijk benutten
Mijn voorkeur gaat er naar uit om alles wat voor mogelijke problemen kan zorgen aan het begin van het traject plaats te laten vinden. Dan is er genoeg tijd om oplossingen te bedenken en realiseren.
Geen beslissingen nemen omdat “het niet anders kan qua tijd”.
Content zorgt altijd voor problemen.
Bekijk al het materiaal dat je denkt voorhanden te hebben (dat blijkt in de praktijk namelijk wel eens anders uit te pakken) eens goed en beoordeel of dit inderdaad goed genoeg is. Meestal niet……
….. Er blijken diverse noodzakelijke aanpassingen nodig te zijn.
…. Het materiaal blijkt niet aan te sluiten bij de nieuwe strategie van het bedrijf.
…. De (beeld)rechten blijken niet te zijn afgekocht.
…. Er is veel nieuw materiaal nodig omdat dit een betere afspiegeling geeft van de huidige stand van zaken.
…. De tone-of-voice sluit niet aan bij de doelgroep, redigeren is noodzakelijk.
….. De verschijningsvormen zijn zo divers dat het onduidelijk wordt.
Zo zijn er nog wel een paar redenen te verzinnen.
Daarbij komt ook dat in een doorlooptijd van bijvoorbeeld 6 maanden er voortschrijdend inzicht ontstaat in het project. Ideeën binnen de organisatie veranderen, om wat voor een reden dan ook. Hier speel ik op in, die ruimte moet er zijn.
Dit voortschrijdend inzicht zorgt er soms ook voor dat er nieuwe technische functionaliteiten nodig zijn. Dit moet passen binnen het beschikbare budget. En anders ga ik kijken op welke creatieve manieren we toch het resultaat krijgen dat we willen zonder al teveel overhoop te halen.
Tijdens het realisatieplan is het goed om fasering aan te brengen, om het project behapbaar te laten zijn. Samen bedenken we wat minimaal live moet staan. Daarna breiden we uit, in content maar ook in onderdelen. Een website is dynamisch, na het live gaan begint het pas.
1 maand voordat de website live gaat
Dit is vaak het moment dat het begint te kriebelen, we hebben nog maar “1 maand”.
De druk ligt meestal op het finetunen van design en techniek. Kleine puntjes die vaak een hoop tijd in beslag nemen.
Maar ook hier is de content het belangrijkste.
Invoeren, bekijken, finetunen, aanvullen, schrappen ….
Een continue proces waar je je helemaal in kunt verliezen als je niet oppast.
En hoe zit het met de domeinnamen en de hosting?
Is alles geregeld of zijn er nog losse eindjes?
Een bespreking met het team om alles op een rij te zetten voor de laatste eindspurt is een must.
Je begrijpt dan ook van elkaar waar de druk ligt en kan elkaar waar nodig ondersteunen.
Live gaan van de website
De datum waarop de nieuwe website live gaat is afhankelijk van verschillende factoren. Mijn voorkeur gaat uit naar een dinsdag-, woensdag- of donderdagochtend.
Een vrijdag zal ik echt als laatste optie kiezen: zijn er problemen dan is deze dag en het weekend erop niet het beste tijdstip om hier wat aan te doen (rekening houdend met derden).
Moet de site voor de lancering goed zichtbaar zijn (bij bijvoorbeeld een evenement)?
Zet de site dan (minimaal) een paar dagen van te voren live zodat zoekmachines de tijd hebben de site te indexeren.
Soft launch vs hard launch
Een softlaunch wil zeggen dat je de site live hebt staan maar dat je hem aan een selecte groep mensen onder de aandacht brengt. Deze geven bijvoorbeeld inhoudelijk nog feedback. Je hebt dan de tijd om dit aan te passen.
Een softlaunch geeft een veilig gevoel: hij staat live maar je kunt “ongezien” aanpassingen maken.
Bij een harde launch breng je de site direct onder de aandacht van iedereen, bijvoorbeeld d.m.v. een persbericht,social media, e.d.
De tijd tussen een softlaunch en een harde launch bepaal je zelf, dit kan variëren in een week tot een maximaal een maand.
Live en nu?
Nu begint het pas.
Je moet de site blijven onderhouden, aanvullen en optimaliseren.
Een continue proces dat net zo’n belangrijk plekje binnen de organisatie moet krijgen als het maken van een geheel nieuwe website.
Een nieuwe site bedenken en maken is een hoop werk.
Maar het is wel teamwerk!
Ik bedenk, realiseer en breng partijen samen. Maar zorg ook voor de nodige ondersteuning bij jou. Ik hou de helicopterview zodat jij als organisatie je kunt richten op hetgeen waar jij goed bent: je eigen unieke verhaal vertellen.
Denk je na over een nieuwe website en heb je behoefte aan een eerste inventarisatie?
Bel of mail me gerust.
Een kennismaking en inventarisatie kost niets en helpt jou jouw plannen te concretiseren.
