Wat is een goede briefing?

Wat is een briefing?

Als opdrachtgever heb je besloten dat het nu echt tijd is voor een nieuwe website. Stap 1 is het opstellen van een briefing die je naar verschillende bureaus kunt sturen voor het aanvragen van een offerte. Voordat je deze briefing kunt opstellen moet je eerst goed weten wat je wel en niet wilt.

Hieronder beschrijf ik kort de punten die in een briefing kunnen staan. Webbouwers zijn hier blij mee want hoe meer er duidelijk is, hoe beter de offerte aansluit.

Er is ook een e-book beschikbaar: 23 Tips om de website te krijgen die je wilt.
Vraag hem hieronder aan.

Achtergrondinformatie

Vertel wie je bent als bedrijf, waar je voor staat, wat je onderscheidende kenmerken zijn. Geef een beeld van jouw bedrijfstak. Dat klinkt in sommige gevallen overbodig maar als buitenstaander kun je toch een heel ander beeld hebben.

In je briefing kun je ook verwijzen naar presentaties beschikbare presentaties van je bedrijf op internet.

Communicatieplan

Is er binnen jouw bedrijf een communicatieplan aanwezig stuur deze dan mee. Vergeet niet een samenvatting te maken waarin de belangrijkste punten vermeld staan.
Mocht je het communicatieplan niet mee willen/kunnen sturen dan is deze samenvatting extra belangrijk in je briefing.

Inhoud van de website

Geef in trefwoorden weer wat de inhoud van je website moet worden. Bedenk wat voor een pagina’s je op de site wilt hebben: wat zijn de mogelijke hoofdonderdelen en bijbehorende subonderdelen.

Is de website heel informatief, wil je gebruik maken van formulieren, is een proces tekstueel uit te leggen of denk je meer aan video of infographics, wat voor een interactie met je doelgroep wil je hebben (alleen reacties of nog meer), e.d.?

Functionaliteiten

Bedenk wat je minimale gewenste functionaliteiten moeten zijn.
Bijvoorbeeld, tekst, foto’s, slideshow, galerij, embed video, audio, animaties, formulieren, inschrijven nieuwsbrief, aanmelden voor seminar o.i.d, nieuwsoverzicht, vacatures, e.d.
Hoe meer je in je briefing hierover beschrijft hoe beter de offerte aansluit.

Huisstijl

Het is mogelijk dat jouw bedrijf een huisstijl heeft. Maar is deze ook voor digitale uitingen uitgewerkt?
Zo ja, geef dan inzicht wat er bepaald is en op welke manier er mee gewerkt moet worden (of liever: wat is de vrijheid hierbinnen).
Zo nee, geef dan aan wat de grenzen zijn waarbinnen een ontwerp gemaakt mag worden. Niet alleen voor de website maar ook voor overige digitale uitingen. Denk hierbij aan kleurgebruik, fonts, fotografie, e.d.

Doelgroep

De website maak je voor een speciale doelgroep, maar wie zijn deze mensen?
Wat is de primaire doelgroep die de website moet bereiken en wat is de secundaire doelgroep? En is er soms een doelgroep die je nu niet bereikt maar met de nieuwe website wel graag wilt bereiken?

Voorbeelden

Als opdrachtgever helpt het om zelf ook vast wat vooronderzoek te doen en deze in je briefing te vermelden. Welke websites spreken je echt aan? Denk hierbij aan vormgeving, werking, inhoud, functionaliteiten, beeldgebruik, e.d. Maak een overzicht van alle sterke punten.
Uiteraard kun je ook een overzicht maken wat je echt niet wilt.

De uitkomst helpt om niet alleen om je eigen wensen in kaart te brengen maar een webbouwer weet ook in wat voor een richting jij denkt (= verwachtingspatroon).

Concurrenten

“Dat kunnen ze toch zelf wel uitzoeken?” Ja dat kan, maar het scheelt een hoop tijd als jij input geeft wie de directe “concurrenten” zijn. Zeker als het een branche betreft die misschien niet bekend is bij een wat groter publiek.
Denk niet alleen aan grote concurrenten in Nederland maar eventueel ook de kleinere en zelfs die in het buitenland. Hiermee begrijp je als buitenstaander (leek) de branche beter.

Technische specificaties

Heb je een voorkeur voor een speciaal platform, geef dat dan aan. Bijvoorbeeld dat de site gemaakt moet worden in opensource zoals WordPress, Drupal, o.i.d. Of als de site moet communiceren met een bestaand platform binnen jouw bedrijf.

Als je IT afdeling eisen stelt aan de technische realisatie laat hun dan een lijst opstellen waar de site aan moet voldoen.

Beeldmateriaal

In jouw site wil je waarschijnlijk gebruik maken van foto’s of ander beeldmateriaal. Vaak denk je dat dit allemaal wel beschikbaar is (“Het zit ergens in ons archief”), maar ga eens op onderzoek uit. Is het echt beschikbaar en is de kwaliteit van een goed niveau? Door dit nu al te onderzoeken voorkom je in een later stadium vervelende tegenslagen in je budget.
Denk ook aan de rechten, zijn deze afgekocht? Mag je het beeldmateriaal ook gebruiken voor digitale uitingen?

Is er geen beeldmateriaal beschikbaar stel je zelf dan de vraag of er voldoende budget beschikbaar is voor het maken van eigen foto’s door een externe fotograaf. Of wil je toch liever gebruik maken van stockfotografie?

Teksten

Als opdrachtgever ben je de inhoudsdeskundige, jij weet als geen ander wat je precies wilt vertellen. De ruwe teksten kun je vaak zelf wel schrijven. Maar zo schrijven dat deze aansprekend voor je doelgroep zijn is, is een ander verhaal.

Heb je mogelijkheden binnen jouw eigen bedrijf om dit te laten redigeren of wil je dit liever laten uitvoeren door een extern persoon / bureau? Een webbouwer kan dit ook voor je regelen en zal je in contact kunnen brengen met externen en het proces begeleiden.

Neem in je briefing mee wat je van een webbouwer verwacht in dit opzicht. Hij kan het altijd als stelpost meenemen (denk ook aan verschillende talen waarin de site beschikbaar moet zijn!).

Content invoeren

Je kunt na een instructie van de webbouwer in het Content Management Systeem (CMS) zelf content gaan invoeren. Maar je kunt er ook voor kiezen materiaal aan te leveren en de webbouwer de content te laten invoeren. Dit is afhankelijk van het beschikbare budget.
Het scheelt je als opdrachtgever een hoop tijd en je weet zeker dat je content op de meest optimale manier wordt ingevoerd.
Na oplevering van de site krijg je uiteraard nog een briefing van het CMS zodat je zelf verder aan de slag kunt met het plaatsen van content.

Bedenk in je briefing of je content invoeren als optionele post wilt laten opnemen.

Social media

Hoe gaan jullie hier nu mee om en wat zijn de struikelblokken? Wat wil je nu en in de nabije toekomst bereiken? Wat is de beschikbare capaciteit aan mankracht binnen jouw bedrijf?

Beslisboom

Ga intern na wie er in het realisatieproces van de website betrokken moet worden voor goedkeuring. Wat is de beschikbaarheid van deze mensen, kan het voor vertraging gaan zorgen?

Dit is niet iets wat je mee hoeft te nemen in je briefing maar wel eventueel gevolgen kan hebben voor de doorlooptijd van je project.

Deadline

Bedenk wat de uiterste datum is waarop de site live moet gaan. Hangt deze samen met een evenement of lancering van een product? Een webbouwer houdt rekening met een doorlooptijd. Deze is langer dan de tijd die het kost om de website daadwerkelijk te maken.

Hosting, domeinnaam, emailadressen

Bedenk of je alles door de webbouwer wilt laten uitvoeren/regelen. Een groot voordeel is dat je dit zelf allemaal niet hoeft te doen, wat een hoop ergernis scheelt. Als webbouwer ben je hier ook vaak blij mee omdat je zo optimaal mogelijk kunt werken.

Budget

Veel opdrachtgevers zijn huiverig om een budgetindicatie prijs te geven.
Enerzijds kan het bureaus beperken in hun ideeën en uitvoeringsmogelijkheden. Maar anderzijds kan het ook verkeerd uitpakken doordat jouw budgetidee en de uitgebrachte offerte mijlenver uit elkaar liggen.

Zelf ben ik er voorstander van om een budgetindicatie af te geven. Het geeft een idee van de omvang en ook het verwachtingspatroon. Bij een budget van 5000 euro ex. btw kun je minder verwachten dan bij een budget van 25.000 euro ex. btw.
Tip: geef altijd aan of je budget inclusief of exclusief btw is!.

Lees dit artikel een sover net bekend maken van je budget: “6 redenen om open te zijn over je budget – Frankwatching”

Gesprekken

Al is je briefing nog zo goed, een bureau wil vaak ook een kennismakingsgesprek. Je kunt je verhaal dan toelichten en het bureau kan met aanvullende vragen komen.
Bedenk wie je van jouw bedrijf hier bij wilt betrekken.

Tot slot

Je bent uiteraard niet verplicht om alle bovenstaande punten op te nemen in je briefing.
De lijst is zeker nog niet volledig maar is wel een goed uitgangspunt.
Haal eruit wat voor jou van toepassing is.

Wil je het e-book ontvangen met daarin 23 tips om de website te krijgen die je wilt?
Vraag hem gerust aan.

Bewaren